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Lass uns sehen, was heute ansteht.

Offene Schäden

nichts überfällig

Posteingang

alles zugeordnet

Aufträge in Arbeit

alle mit Rückmeldung

Aufgaben offen

nichts fällig

Heute wichtigAlle Schäden →

Lädt …

Offene AufträgeAlle →

Lädt Aufträge…

🤖 Auto-Flow aus Cluster erstellen

Name *

Trigger — alle müssen passen

Absender-Domains (komma-getrennt, optional)

Betreff-Keywords (komma-getrennt, optional)

KI-Kategorie (optional)

nur wenn Objekt zugeordnet

Antwort-Template (Platzhalter [NAME], [DATUM]…)

Modus

👁 Review (Approval nötig)

Automatisch senden nur über Auto-Flows (Stufe „Automatisch mit Versand“, nur Leitung)

Confidence min % Max pro Tag

⚠ Empfehlung: Starte mit Review-Modus. Nach 30 erfolgreichen Approvals schlägt das System Auto-Send vor.

Kontakte importieren

Vom Handy oder aus einer vCard-Datei (.vcf). Die KI ordnet ein (Handwerker mit Gewerk, Eigentümer, Mieter, sonstige), du korrigierst, dann übernehmen.

📄

vCard-Datei (.vcf) wählen oder hierher ziehen

Vom Handy: Kontakte-App → Einstellungen → Kontakte exportieren, die .vcf-Datei per Mail oder Drive auf den PC holen.

📱

Direkt vom Handy auswählen

Öffnet die Kontaktauswahl des Handys, mehrere Kontakte gleichzeitig möglich. Funktioniert mit Chrome auf Android.

📋 Datenanfrage-Link senden

Die Person bekommt eine Mail mit Button, öffnet ein kurzes Formular, die Daten landen direkt im System.

Name der Person

E-Mail-Adresse

Welche Daten brauchen Sie?

📞 Festnetz-Telefon 📱 Mobil-Telefon ✉ Alternative E-Mail 🏢 Adresse des Hauses, in dem die Person wohnt (wird automatisch dem Objekt zugeordnet) 🏠 Wohnungs-Nr. / Etage ⏰ Erreichbarkeits-Zeiten 🔑 Zugangs-Hinweise 📝 Sonstige Hinweise

Zusätzliche Nachricht (optional)

ℹ️ Der Mieter erhält eine Mail mit Button. Klick → kurzes Formular im Browser → sobald abgesendet: Daten landen automatisch im Kontakt + Sie bekommen eine Benachrichtigung. Link ist 14 Tage gültig.

↩ Antwort an Mail

Versand über Ihr verbundenes Microsoft-Postfach — Original-Thread bleibt erhalten.

🤖 KI formuliert Antwort…

Betreff

Nachricht

📋 Ihr vollständiger Briefkopf (Adresse, Telefon, Erlaubnis nach §34c GewO etc.) wird beim Versand automatisch unter Ihre Grußformel angehängt — Sie müssen ihn nicht abtippen.

✓ Antwort wird Teil des Original-Threads (Empfänger sieht Reply in der Conversation).

🕘 Später senden

💶 SEPA-Zahlungslauf

Alle freigegebenen Rechnungen ohne Zahldatum

— Vorschau wird geladen — Nur Häkchen-aktive Rechnungen werden ins SEPA-XML aufgenommen.

Ausführungsdatum:

	Lieferant	Rechnung	Datum	IBAN	Betrag	Hinweis
⏳ Lade…

WEG-Buchhaltung

Objekt und Abrechnungsjahr wählen

＋ Jahr

Unterjährig? Zeitraum angeben – leer = 01.01. bis 31.12.

bis

📅 Zeitraum

Abrechnungszeitraum des gewählten Jahres. Er muss im Jahr der Jahreszahl beginnen oder enden (z. B. 2026 = 01.03.2026–28.02.2027). Übergang beim Wechsel des Wirtschaftsjahres: bis 18 Monate.

bis

⬆ Bankdatei Belege 🌡️ Heizkostenabrechnung

Anfangsbestand

01.01., Kontoauszug

Einnahmen

–

Ausgaben

–

Endbestand

Salden eintragen

Offen kontieren

–

Ohne Beleg

–

			Zweck		Sachkonto	Beleg

Was jetzt zu tun ist

Lädt …

Einstellungen

Postfach, Team, Briefe, KI und Zahlungsverkehr

Einrichtung

Wird geprüft …

Postfach

Auftrags-Mails und Antworten laufen über Ihr Microsoft-365-Konto

Wird geprüft

Lade Verbindungsstatus …

Erinnerungen an Handwerker

Nach wie vielen Tagen ohne Antwort die 1., 2. und 3. Erinnerung rausgeht, je nach Dringlichkeit

Auftrag noch nicht angenommen

Dringlichkeit	1. Erinnerung	2.	3.
Sofort
Mittel
Normal

Angaben in Tagen nach dem Versand des Auftrags.

Status-Nachfrage „Wie ist der Stand?“

alle Tage ohne Rückmeldung

Rechnung nach „erledigt“ anmahnen

Tage nach Erledigung (1., 2., 3.)

Team

Wer im Portal arbeitet und was er darf

Lädt …

Logo & Briefe

Erscheint oben rechts in jedem Brief-PDF, zum Beispiel Zahlungserinnerungen und Eigentümerbriefe

Kein Logo

Noch kein Logo hinterlegt.

PNG oder JPG, maximal 2 MB.

Logo hochladen

KI-Funktionen

Posteingang-Zuordnung, Antwort-Vorlagen, Rechnungs- und Angebots-Auslese, Diktat

Portal-Key

Eigener OpenAI-Key optional, dann läuft die Abrechnung über Ihr OpenAI-Konto

Der Key wird beim Speichern gegen die OpenAI-API getestet, verschlüsselt abgelegt und danach nie wieder angezeigt. Einen Key erhalten Sie unter platform.openai.com → API Keys.

Lädt KI-Kosten …

E-Mail · Blindkopie (BCC)

Jede Mail, die das Portal verschickt (Mail-Fenster, Aufträge, Briefe, Erinnerungen, Beleganforderungen), geht zusätzlich als Blindkopie an diese Adresse — z. B. Ihr Ablage- oder DMS-Postfach.

Standard-BCC mehrere mit Komma, höchstens 5

Im Mail-Fenster können Sie je Mail weitere BCC-Adressen ergänzen.

E-Mail · Telefon in der Signatur

Die Hauptnummer Ihrer Verwaltung, so wie sie unter jeder Mail aus dem Portal steht — keine private Handynummer.

Telefon (Hauptnummer)

Diese Nummer steht unter jeder Mail aus dem Portal.

Bank & SEPA

Verwalterkonto für die Rechnungsläufe am Montag und Donnerstag. Die IBAN wird nur für den SEPA-XML-Export genutzt.

Kontoinhaber

IBAN

BIC optional bei DE-IBAN

Gläubiger-ID nur bei eigenem Lastschrifteinzug

Wird verschlüsselt gespeichert und nie weitergegeben.

Hausgeld-Erinnerungen automatisch

Freundliche Erinnerung ohne Gebühren nach dem Kontoabruf. Vor jeder Erinnerung prüft ein zweiter KI-Prüfer. Mahnung und paywise bleiben per Klick.

Lade …

Wirtschaftsplan-Fortgeltung

Ein Wirtschaftsplan gilt 12 Monate. Danach erinnert die Automatik nur, wenn ein Fortgeltungs-Beschluss der WEG hinterlegt ist – er gilt bis zum nächsten beschlossenen Plan.

Lade …

Unterschrift & Stempel (Inhaber)

Damit unterschreibt der Inhaber vorbereitete Dokumente (z. B. SEPA-Mandate) direkt aus seinen Aufgaben. Verschlüsselt gespeichert, nur mit Inhaber-Login sichtbar.

Unterschrift

Bild hochladen

Firmenstempel optional, PNG mit transparentem Hintergrund

Stempel hochladen

Beim Unterschreiben wird das Dokument nicht überschrieben, die unsignierte Fassung bleibt daneben liegen.

Stempel-Protokoll

Jede Nutzung von Unterschrift und Stempel wird festgehalten: wer, wann, für welches Objekt und Dokument, an wen gesendet. Auch Hinterlegen und Löschen stehen drin.

Wann	Wer	Was	Objekt / Dokument	Empfänger	Gerät
Lade …

Das Protokoll kann nicht bearbeitet werden. Der Inhaber sieht zusätzlich die IP-Adresse.

Benachrichtigungen

Wenn dir jemand eine Aufgabe zuweist, bekommst du auf diesem Gerät ein Pop-up mit Ton und die rote Zahl am App-Symbol. Pro Gerät einmal aktivieren.

Am besten aus der installierten App heraus. Ohne installierte App zeigt Android/iOS keine Symbol-Zahl.

Aufgaben per E-Mail

Eine Sammel-Mail mit allen neuen Aufgaben, täglich um 10 und 16 Uhr – nur wenn etwas Neues da ist. Ohne Inhalte, nur Objekt und Aufgabenart. Push und Glocke kommen weiterhin sofort.

Autopilot

Die KI plant neue Aufgaben im Hintergrund und protokolliert nur, was sie tun würde. Im Schattenmodus wird nichts ausgeführt und nichts versendet.

Lade …

IBAN-Verschlüsselung

Bankdaten von Handwerkern und Eigentümern werden mit Ihrem Schlüsselpaar verschlüsselt. Nur Sie können sie lesen.

Lade Status …

1 · Schlüsselpaar

Wird in Ihrem Browser erzeugt. Der öffentliche Teil liegt auf unserem Server, der private nur bei Ihnen (Download).

2 · Verschlüsseln

Jede IBAN wird beim Speichern mit Ihrem öffentlichen Schlüssel verschlüsselt.

3 · Lesen

Nur mit Ihrem privaten Schlüssel (PEM-Datei). Bewahren Sie ihn sicher auf.

IBAN entschlüsseln

Privater Schlüssel (PEM)

Oder

Verschlüsselter Text

Privaten Schlüssel verloren? Dann sind bestehende IBANs nicht mehr lesbar. Neues Paar erzeugen, IBANs müssen neu eingegeben werden.

Hausverwaltungs-Portal

Bisherige Zahlungsläufe

🔑 Vermietung

Neues Inserat

Aufgaben

🛠️ Aufträge

📋 Datenanfragen

Neuen Schadenfall melden

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Betroffene Räume (optional)

Einstellungen

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Stempel-Protokoll

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Chat mit Beteiligten

🛠️ Beauftragte Handwerker

💶 Rechnungen

📨 Versicherer-Post & Korrespondenz

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🔐 Passwort zurücksetzen

⚠ Was braucht jetzt Aufmerksamkeit?

🤖 Auto-Flow aus Cluster erstellen

Kontakt zuordnen

📄 Brief hochladen

✉️ Antwort per Brief

Kontakte importieren

Abrechnung versenden

Aushänge versenden

Anliegen-Link senden

📋 Datenanfrage-Link senden

↩ Antwort an Mail

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Admin-Consent-Link erzeugt

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Hausgeld-Erinnerungen automatisch

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👤 Mitarbeiter-Konto anlegen

👥 Kollegen einladen

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Schadenfall Details

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📁 Dokumente & Freigaben

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📨 Versicherer-Post & Korrespondenz

🛠️ Handwerker beauftragen

💶 Rechnung prüfen

👤 Daten des Beteiligten

👤 Kontakt zum Schadenfall hinzufügen

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🛡️ Gebäudeversicherung pflegen

📊 Gegenangebote einholen

🌿 Energieausweis beauftragen

Meldung an Versicherung

🔗 Dienstleister verknüpfen

👥 Beirat

💶 Freigabe-Schwelle

👤 Bewohner / Kontakt

📥 Einheitenliste importieren (Datei hochladen)

🎤 Sprach-Diktat

📝 Briefvorlage: Zahlungserinnerung Hausgeld

Brief an Eigentümer

⚖️ Inkasso bei paywise

📥 Dienstleister-Dokument hochladen

📨 Verwalter-Wechsel mitteilen

Dienstleister aus Dokument anlegen

Beleg anfordern

Buchung direkt zuordnen

Korrigierte Rechnung anfordern

Abgrenzung buchen

Buchung aufteilen

Entnahme aus der Rücklage buchen

Buchungssatz buchen (Soll an Haben)

Rechnung je Wohnung aufteilen

💧 Liquiditäts-Check – alle Objekte